Giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện & hiệu quả

Vì sao lãnh đạo doanh nghiệp cần ERP

Vì sao lãnh đạo doanh nghiệp cần ERP

Vì sao lãnh đạo doanh nghiệp cần ERP

12/05/2014
|
0 Bình luận
|

Mỗi doanh nghiệp đều có con đường phát triển của riêng mình và tuỳ thuộc vào thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh mà sẽ đề ra các chiến lược phát triển khác nhau, tuỳ vào mô hình kinh doanh đặc trưng của từng đối tượng doanh nghiệp. Một điều đáng quan tâm ở đây là chúng ta có thể tìm hiểu một cách tổng quan các nhu cầu cốt lỗi mà doanh nghiệp mong muốn cho công ty của mình. Đây chính là mục tiêu lâu dài và hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp, trong đó mỗi đối tượng doanh nghiệp sẽ có hoạch định mục tiêu riêng biệt, nhưng khái quát hoá có thể thấy các mục tiêu sau là các mục tiêu cơ bản, dài hạn và đa phần các doanh nghiệp đều xác định cho mình:

1. Bảo tồn và phát triển vốn sở hữu

2. Phát triển thị phần và thương hiệu

3. Làm hài lòng cổ đông và khách hàng

4. Tạo động lực cho người lao động.

Đấy là nói về mục tiêu dài hạn. Còn hoạt động tác nghiệp hằng ngày theo quy trình tương đối thống nhất như: Mua hàng gồm nguyên vật liệu -> Nhập kho -> Sản xuất (tạo hàng hoá, dịch vụ) -> Cung ứng hàng hoá, dịch vụ -> Thu tiền. Quy trình này là liên tục và không tách rời. Mua nguyên vật liệu bao gồm nhiều vấn đề khác nhau như: mua bao nhiêu? mua lúc nào? ai sẽ làm nhiệm vụ này? mua ở đâu? chi phí bỏ ra bao nhiêu? … Những vấn đề đó phải dựa vào tốc độ sản xuất và tiêu thụ hàng hoá, vào việc thu hồi công nợ có tốt hay không. Ở đây chính là bài toán tối ưu hàng tồn kho, không tồn kho lâu nhưng cũng không được thiếu hàng hoá khi cần, rồi sản xuất lại cũng phải dựa vào việc cung ứng có được tốt hay không, có nhiều hay ít đơn đặt hàng. Nói một cách khái quát là các khâu của quy trình hoạt động doanh nghiệp gắn kết với nhau, thể hiện qua các thông tin riêng của từng khâu nhưng lại có tính chất chung cần được chia sẻ cho cả doanh nghiệp.

Trên đây đề cập tới các hoạt động tác nghiệp hằng ngày, thường được thao tác bởi các cán bộ nhân viên của doanh nghiệp. Rất nhiều thông tin cần được biết chính xác và kịp thời phục vụ cho việc tác nghiệp. Ví như:

1. Số hàng tồn kho của vật tư A là bao nhiêu ?

2. Giá bán ra của mặt hàng B là bao nhiêu ?

3. Khách hàng C đang nợ bao nhiêu tiền, nợ từ các đơn hàng nào ?

4. Tiền ở ngân hàng của doanh nghiệp đang có bao nhiêu ?

5. Quy trình sản xuất D được thực hiện đến đâu, chi phí nguyên vật liệu có đột biến hay không ?

Nhìn ở một góc độ khác, các hoạt động hằng ngày còn được kiểm soát, theo dõi bởi các cán bộ quản lý của doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch mua nguyên vật liệu cần được cân đối tối ưu dựa trên thông tin sản xuất, hàng tồn kho và tiêu thụ sản phẩm. Số hàng tồn kho trung bình của tất cả các vật tư hoặc của từng vật tư là những số liệu quan trọng mà nhà quản lý cần phải biết để nắm rõ tình hình, chưa kể tổng công nợ của doanh nghiệp hiện đang là bao nhiêu, nợ quá hạn chiếm tỷ lệ bao nhiêu phần trăm. Các khách hàng nào là quan trọng nhất với doanh nghiệp trong thời gian gần đây. Những thông tin kiểu như vậy sẽ rất có giá trị cho các nhà quản lý. Đôi khi, các thông tin trên lại ảnh hưởng đến sự sống còn của doanh nghiệp, chỉ cần thông tin kịp thời và chính xác, các nhà quản lý doanh nghiệp có thể điều chỉnh doanh nghiệp thoát khỏi bờ vực phá sản hay đổ vỡ kế hoạch kinh doanh trong gang tấc.

Như vậy, chúng ta đang đề cập tới hệ thống thông tin tác nghiệp và hệ thống thông tin quản lý, các hệ thống thông tin này được gắn kết với các nhân viên và nhà quản lý doanh nghiệp. Nhưng còn các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thì họ cần các thông tin gì? Trước hết phải thấy vị trí và sứ mệnh của nhà lãnh đạo, đó là ra quyết định mang tính chiến lược về tương lai. Họ thường xuyên phải có câu trả lời cho các câu hỏi như:

1. Kinh doanh mặt hàng nào là có lợi nhất ?

2. Làm sao để giá thành sản phẩm của doanh nghiệp hạ thấp được nữa ?

3. Việc tăng giá xăng dầu ảnh hưởng thế nào tới sự phát triển của doanh nghiệp ?

4. Vị trí doanh nghiệp sẽ ra sao nếu doanh nghiệp lên sàn chứng khoán ?

Để trả lời các câu hỏi đó, nhà lãnh đạo cần các thông tin mà chúng ta gọi là thông tin hỗ trợ ra quyết định. Hiển nhiên là thông tin chỉ đóng vai trò hỗ trợ, còn quyết định được sinh ra bộ óc tinh tế cũng như sự nhạy bén của nhà lãnh đạo.

Cuối cùng, trong một môi trường cạnh tranh và toàn cầu hoá hiện nay, các doanh nghiệp không thể đóng kín theo cung cách tư sản tư tiêu mà doanh nghiệp cần phải giao tiếp với bên ngoài, với cổ đông của họ, với các đối tác phát triển, với thị trường, với khách hàng. Doanh nghiệp cần nhiều, thậm chí rất nhiều thông tin chính xác và kịp thời về tình trạng kinh doanh, tình hình tài chính, xu thế tăng trưởng, với mục đích là cung cấp, trao đổi với thế giới bên ngoài.

ERP (Enterprise Resource Planning) chính là chìa khoá cao cấp cho quản trị doanh nghiệp. Nói một cách tóm gọn, ERP là một khái niệm được hiểu là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Nhưng tôi muốn dịch ra theo nghĩa chuyên môn là Công nghệ hoá bộ mặt hoạt động doanh nghiệp, dùng tin học để quản lý và tối ưu các nguồn lực doanh nghiệp, nhằm phục vụ cho việc tác nghiệp hằng ngày để lâu dài đạt được mục tiêu đã đề ra.

Một hệ thống công nghệ thông tin sẽ bao gồm mạng máy tính được kết nối, hạ tầng internet, phần mềm ứng dụng, các thiết bị in ấn,… Tất cả những thứ đó sẽ xử lý và lưu trử thông tin phục vụ cho các tác nghiệp hằng ngày của doanh nghiệp. Nói cách khác là các hoạt động tác nghiệp đều được tiến hành theo các thông tin của máy tính. Thông tin đó lại được số hoá và ghi nhận sau khi hoàn thành tác nghiệp. Vật tư sẽ được kiểm soát chặt chẽ cho các dự án, các lô sản xuất, hàng hoá sẽ được phân phối chính xác cho khách hàng ngay từ khi có đơn đặt hàng theo tiến độ của dây chuyền sản xuất. Việc quản lý công nợ được tự động hoá đến khi hệ thống có thể in các giấy đòi nợ, hoặc cho doanh nghiệp biết cụ thể lượng tiền cần thanh toán cho các nhà cung cấp chính xác đến từng ngày.

Nhờ các phần mềm của hệ thống ERP mà các thông tin tác nghiệp đó sẽ được tổng hợp, chế biến cung cấp cho các nhà quản lý, các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp, giúp họ điều hành tốt hơn, có các quyết định chính xác hơn, cũng như giúp doanh nghiệp cung cấp các thông tin cần thiết ra thế giới bên ngoài.

Tất cả các điều nói trên có thể đạt được là nhờ một hệ thống thông tin ERP tập trung, thông tin chỉ nằm một chỗ, cho phép có được sự chính xác, sự kịp thời của các thông tin này. Người sử dụng, khai thác hệ thống ERP chính là các nhân viên tác nghiệp, họ có thể là chuyên gia, các nhà quản lý hay các nhà lãnh đạo cấp cao. Do vậy thông tin đến với mọi người, phục vụ cho các công việc hằng ngày của doanh nghiệp, cũng như hỗ trợ công cuộc quản lý, ra quyết định trong tương lai.

Lợi ích tiềm năng từ hệ thống ERP

Nhờ có thông tin chính xác, kịp thời và tập trung hoá từ hệ thống ERP mà các đối tượng doanh nghiệp dễ dàng tối ưu được việc sử dụng nguồn lực vào công việc kinh doanh sản xuất và hành chính, nhanh chóng có các quyết định phù hợp cho việc phát triển doanh nghiệp, góp phần tăng lợi nhuận, tức là tăng vốn chủ sở hữu và làm hài lòng cổ đông và đối tác. Một nhân tố quyết định đến vấn đề sống còn, đó chính là khách hàng. Khách hàng sẽ hài lòng hơn khi hàng hoá dịch vụ được cung cấp cho họ chính xác và đúng hạn. Họ có nhiều thông tin về doanh nghiệp để dễ dàng giao tiếp và tìm hiểu doanh nghiệp.

Khi ứng dụng ERP, doanh nghiệp hoạt động một cách có nề nếp và ổn định hơn nhờ các quy trình tác nghiệp được chuẩn hoá và thống nhất. Ngoài ra, với các quy trình tác nghiệp một cách khoa học, chặt chẽ được thiết kế bên trong như quy trình từ mua sắm đến trả tiền (kế toán phải trả), quy trình từ bán hàng đến thu tiền (kế toán phải thu) mà hệ thống ERP giúp cho doanh nghiệp hoạt động một cách chuyên nghiệp, chuẩn mực và ổn định hơn, được phân chia thành các công đoạn và tiến trình rõ ràng, quản lý bao quát các hoạt động tác nghiệp được chặt chẽ hơn, từ đó có thể tiếp cận với các phương pháp quản lý khoa học của các doanh nghiệp lớn và đã phát triển ổn định trên thế giới.

Các thành quả gặt hái được từ việc ứng dụng triển khai hệ thống ERP trực tiếp nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thương trường, làm tăng thị phần và thương hiệu, tăng lợi thế cạnh trạnh với các đối thủ, cũng như giúp cho doanh nghiệp có thể dể dàng hoà nhập với nền kinh tế của thế giới và khu vực. Với ERP, nhà lãnh đạo có thể tiếp nhận được các quy trình tác nghiệp tổng thể doanh nghiệp cũng như kinh nghiệm quản trị tiên tiến, quản trị bằng công nghệ thông tin, tạo ra lợi thế cạnh tranh nhất định trên thương trường.

Ngày nay có thông tin là có tất cả, có thể quyết định và giải quyết được các vấn đề nan giải. Vì vậy mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn trong việc đạt được mục tiêu của mình khi thông tin được cung cấp kịp thời từ hệ thống ERP. Chuyện đó còn tuỳ thuộc vào khả năng và cách nhìn nhận của các nhà lãnh đạo và văn hoá trong doanh nghiệp.